Comment s'organise l'assemblée générale de copropriété

Auteur : Gabriel Seignalet
Compétences :

Fondateur de l'entreprise IUS GENTIUM,

Spécialisé en Droit civil, Droit des affaires, Droit du travail

Tags : assemblée générale, copropriété

Evaluation :

- Une intervention propre et qui m'a soulagé dans mes problèmes.

Comment s’organise une assemblée générale de copropriété ?

La convocation à l’assemblée générale

L’initiative de la convocation appartient au syndic. Il doit convoquer l’assemblée au moins une fois par an. Il peut convoquer spontanément l’assemblée générale, parce qu’il estime nécessaire qu’un débat ait lieu ou qu’une décision soit prise.
Enfin, il doit accomplir les formalités requises lorsque la convocation lui est récla¬mée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins le quart de toutes les voix (Article 8 du décret de 1967).
Le délai de convocation est de vingt et un jours (Article 9 du décret).

À défaut de convocation faisant suite à la réclamation prévue à l’article 8, alinéa 1er, du décret, et après mise en demeure restée infructueuse pendant huit jours : le président du conseil syndical lui est substitué et peut convoquer l’assemblée.

En l’absence de conseil syndical, tout copropriétaire peut avoir recours à la voie judiciaire ; « le président du tribunal de grande instance statuant en matière de référé peut […] habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à l’effet de convoquer l’assemblée générale » (Article 8 du décret de 1967).

Dès lors que le délai légal de 21 jours pour procéder à la convocation n’a pas été respecté, la nullité doit être prononcée. « Une assemblée réunie quatorze jours après la convocation ne peut être considérée comme ayant statué valablement ; la présence du demandeur à la réunion et sa participation aux votes sans émettre de réserves ne mettent pas obstacle à l’annulation par le juge » (Cass. 3e civ. 17 avr. 1991, no 89-19.290, Bull. civ. III, no 121).

ATTENTION :
Le délai légal est écarté en cas d’urgence. Il appartiendra alors au tribunal d’apprécier a posteriori si l’urgence justifiait le rejet du légal de convocation de 21 jours. Dans la négative, le tribunal a le pouvoir d’annuler la délibération litigieuse.

La convocation doit mentionner le lieu de la réunion. Ce lieu se situe en principe sur la commune où l’immeuble est situé. La convocation doit également rappeler les modalités de consultation des pièces justificatives des charges, arrêtées par une précédente assemblée.
La date et l’heure de la réunion doivent également être précisées. Si le règlement ne l’a pas déterminée, l’auteur de la convocation est maître de l’heure de la réunion, comme il l’est nécessairement du jour.

Ordre du jour

La convocation d’assemblée « contient l’ordre du jour qui précise cha¬cune des questions soumises à la délibération de l’assemblée».
Chaque assemblée générale est liée par la liste des questions dont elle est saisie par l’auteur de la convocation et par le conseil syndical et les copropriétaires.
Autrement dit, le syndicat des copropriétaires n’a pas le pouvoir d’ajouter lui-même des questions à l’ordre du jour, le jour de la réunion de l’organe délibérant.

« L’assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour » (Décr. 1967, art. 13). L’ordre du jour définit la compétence de l’assemblée qui est étroitement soumise à un principe de spécialité ; elle doit statuer sur toutes les questions énumérées et ne peut connaître que de celles-là.
Cela ne signifie pas que l’assemblée n’a pas le pouvoir d’aborder les questions qui ne sont pas inscrites à l’ordre du jour. Simplement, elle n’aura pas le droit de prendre de décisions sur ces questions.

Le conseil syndical ainsi que tout copropriétaire peut compléter l’ordre du jour durant le délai de 21 jours qui sépare la réception de la notification de l’ordre du jour et la date de tenue effective de l’assemblée.
À défaut, l’inscription ne sera possible qu’à l’ordre du jour de l’assemblée suivante.

Pour pouvoir déposer une question à l’ordre du jour, le conseil syndical et les copropriétaires doivent procéder par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée au syndic.
Le syndic a l’obligation de notifier aux copropriétaires la liste des questions dont l’adjonction est souhaitée par le conseil syndical ou par l’un des membres de l’assemblée, mais il lui appartient d’apprécier, si le temps restant avant la prochaine assemblée est suffisant pour permettre l’inscription à son ordre du jour ou s’il faut reporter l’examen de la question à l’assemblée suivante.

Le devoir d’information des copropriétaires

Sur un certain nombre de questions posées à l’ordre du jour, les copropriétaires doivent être en mesure de réfléchir avant la réunion de l’assemblée générale. Afin de les guider au mieux dans leurs réflexions, des documents doivent leur être notifiés en même temps que l’ordre du jour.
L’article 11 du décret de 1967 énumère les renseignements à fournir aux copropriétaires en fonction de l’objet des délibérations :

I. - Pour la validité de la décision :

1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;
2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;
3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;
5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l'article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;
6° Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;
7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2 (1), 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;
8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
9° Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions ;

II. - Pour l'information des copropriétaires :

1° Les annexes au budget prévisionnel ;
2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Les copropriétaires doivent avoir reçu une « information suffisante » pour pouvoir délibérer « en toute connaissance de cause » (Cass. 3e civ. 8 janv. 1992, no 90-12.163, Bull. civ. III, no 1).