Transformez vos documents RH avec Mypeople Doc innovant
Si vous êtes à la recherche d’une solution pour optimiser la gestion de vos documents RH, vous êtes au bon endroit. Découvrez comment Mypeople Doc peut révolutionner la façon dont vous gérez vos documents professionnels.
Qu’est-ce que Mypeople Doc ?
Mypeople Doc n’est pas juste un outil d’archivage en ligne; c’est une plateforme multi-usages conçue pour simplifier la gestion des documents RH. Que vous soyez un employé du service des ressources humaines ou un salarié lambda, cet outil s’adapte à vos besoins.
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Fonctionnalités principales
- Archivage sécurisé des documents: Mypeople Doc utilise un système d’archivage ultra-sécurisé avec la Caisse des Dépôts Arkhineo, garantissant la protection de vos documents les plus précieux1.
- Simplification de l’envoi et de la réception de documents: Fini le temps où vous deviez fouiller dans vos emails pour retrouver une ancienne fiche de paie. Tout est désormais centralisé et facilement accessible.
- Accessibilité depuis n’importe quel ordinateur: Vous pouvez consulter et gérer vos documents administratifs en quelques clics, depuis n’importe où2.
- Automatisation des tâches RH répétitives: Mypeople Doc permet d’automatiser l’envoi de documents officiels, comme les fiches de paie, chaque mois, et les employés reçoivent une notification dès qu’un nouveau document est accessible dans leur espace personnel1.
La sécurité au cœur des préoccupations
Dans notre ère numérique, la sécurité des données est primordiale. Mypeople Doc l’a bien compris et propose un système d’archivage ultra-sécurisé.
Protection des données
- Archivage sur 50 ans: Les utilisateurs sont assurés de pouvoir consulter et récupérer leurs fichiers numériques pendant au moins cinquante ans1.
- Horodatage précis et vérification d’identité: Les documents transmis via cette plateforme ont une véritable valeur juridique, avec un horodatage précis et une vérification de l’identité du destinataire et de l’expéditeur1.
Un outil adopté par les plus grands
La qualité de Mypeople Doc n’a pas échappé aux grandes entreprises. De nombreuses multinationales et fleurons français ont déjà adopté cet outil pour simplifier leur gestion RH.
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Exemples d’entreprises utilisatrices
| Entreprise | Secteur |
|---|---|
| Ubisoft | Jeux vidéo |
| M6 | Médias |
| Starbucks | Restauration |
| Bouygues | BTP / Télécom |
Ces entreprises ont pu automatiser simplement l’envoi de documents officiels à leurs employés, comme les fiches de paie, chaque mois1.
Pourquoi choisir Mypeople Doc plutôt qu’un envoi par email ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi utiliser Mypeople Doc plutôt que de simplement envoyer les documents par email ? La réponse est simple : la sécurité et la pérennité des données.
Inconvénients de l’envoi par email
- Perte de documents: Les boîtes mail ne conservent pas indéfiniment tous les messages.
- Risque de perte dans le flot des emails: Il est facile de perdre un document important dans le flot des emails.
- Risques de sécurité: Les fichiers sauvegardés sur un ordinateur ne sont pas sécurisés (risque de vol ou de panne).
- Insuffisance des services de cloud: Les services de cloud ne proposent pas toujours une sécurité suffisante1.
Avantages de Mypeople Doc
- Sécurité renforcée: Mypeople Doc propose un protocole sécurisé, respectant la vie privée et assurant l’archivage sur 50 ans.
- Valeur juridique: Les documents transmis via cette plateforme ont une véritable valeur légale, avec un horodatage précis et une vérification de l’identité1.
Comment se connecter à Mypeople Doc ?
La connexion à Mypeople Doc est simple et intuitive. Voici un guide pratique pour vous aider à accéder facilement à votre espace personnel.
Étapes de connexion
- Accéder à la page de connexion:
- Ouvrez votre navigateur web préféré et allez sur le site officiel de Mypeople Doc.
- Vous pouvez entrer l’URL directe de la page de connexion ou simplement rechercher « connexion Mypeople Doc » dans votre moteur de recherche2.
- Entrer vos identifiants:
- Une fois sur la page de connexion, vous verrez deux champs principaux : un pour votre adresse e-mail (ou identifiant) et un pour votre mot de passe.
- Assurez-vous d’entrer les informations correctes. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié » pour lancer le processus de récupération2.
- Sécurité et validation:
- Après avoir entré vos identifiants, vous pourriez être invité à compléter une étape de vérification de sécurité.
- Cela peut inclure la saisie d’un code envoyé à votre adresse e-mail ou téléphone. Cette étape supplémentaire assure que votre compte est protégé contre les accès non autorisés2.
- Navigation dans votre espace personnel:
- Une fois connecté, vous arriverez sur votre tableau de bord personnel.
- De là, vous pouvez accéder à divers services, comme consulter vos bulletins de salaire, signer des documents, ou encore gérer vos demandes de congés2.
Gestion des documents administratifs
Mypeople Doc permet de gérer efficacement vos documents administratifs, tels que les contrats de travail ou les fiches de paie.
Avantages de la gestion des documents
- Centralisation des documents: Tout est centralisé et facilement accessible, évitant ainsi les pertes de documents importants.
- Automatisation des processus: L’envoi de documents officiels est automatisé, réduisant les tâches répétitives pour les services RH.
- Sécurité et pérennité: Les documents sont archivés de manière sécurisée et conservés pendant au moins 50 ans\1\2.
Comment partager un document depuis mon coffre Mypeople Doc ?
Le partage de documents est une fonctionnalité clé de Mypeople Doc.
Étapes de partage
-
Créer un nouveau dossier partagé:
-
Rendez-vous dans la rubrique « Dossiers Partagés » et cliquez sur l’onglet « Créer un nouveau dossier partagé ».
-
Donnez un nom à ce dossier partagé, définissez la date d’expiration et ajoutez les documents que vous souhaitez partager2.
-
Ajouter des documents:
-
Allez sur le document que vous souhaitez partager et cliquez sur l’icône en haut à gauche « Dossier partagés ».
-
Les personnes avec qui vous partagez vos documents vont ensuite recevoir un email de notification avec un lien vers l’espace de partage et le mot de passe afin d’y accéder2.
Avantages et inconvénients de Mypeople Doc
Avantages
- Outil automatique et fiable: Mypeople Doc simplifie la gestion des documents et automatiser les processus RH.
- Meilleure gestion des documents: Centralisation et sécurité des documents administratifs.
- Facilité de communication avec les salariés: Les employés reçoivent des notifications pour les nouveaux documents disponibles.
- Protection des données: Archivage sécurisé et conservation des données sur le long terme\1\2.
Inconvénients
- Risques de perte des documents par piratage: Comme avec toute solution en ligne, il existe un risque de piratage, mais Mypeople Doc met en place des mesures de sécurité robustes pour minimiser ce risque2.
Tableau comparatif : Mypeople Doc vs Envoi par email
| Caractéristique | Mypeople Doc | Envoi par email |
|---|---|---|
| Sécurité des données | Système d’archivage ultra-sécurisé avec la Caisse des Dépôts Arkhineo | Risque de perte ou de vol des données |
| Pérennité des données | Conservation des documents pendant au moins 50 ans | Pas de garantie de conservation à long terme |
| Valeur juridique | Horodatage précis et vérification de l’identité | Pas de valeur juridique équivalente |
| Automatisation des processus | Automatisation de l’envoi de documents officiels | Tâches manuelles et répétitives |
| Accessibilité | Accessible depuis n’importe quel ordinateur | Dépend de la disponibilité de la boîte mail |
| Partage de documents | Partage sécurisé avec mot de passe et date d’expiration | Partage moins sécurisé et risque de perte |
Conseils pratiques pour optimiser l’utilisation de Mypeople Doc
- Familiarisez-vous avec la plateforme: Prenez le temps de découvrir toutes les fonctionnalités offertes par Mypeople Doc.
- Utilisez les outils d’automatisation: Automatisez les tâches RH répétitives pour gagner du temps et réduire les erreurs.
- Mettez à jour régulièrement vos informations: Assurez-vous que vos informations de contact et vos documents sont à jour pour une gestion efficace.
- Sécurisez vos accès: Utilisez des mots de passe forts et changez-les régulièrement pour protéger vos données.
Mypeople Doc est bien plus qu’un simple outil d’archivage en ligne; c’est une révolution dans la gestion des ressources humaines. Avec ses fonctionnalités de sécurité renforcée, d’automatisation des processus et de centralisation des documents, Mypeople Doc peut grandement simplifier votre quotidien professionnel. Que vous soyez un professionnel RH ou un simple employé, cet outil peut transformer la façon dont vous gérez vos documents administratifs.
Alors pourquoi ne pas l’essayer ? Comme le disait Jean de La Fontaine : « Rien ne sert de courir, il faut partir à point ». Et avec Mypeople Doc, vous partirez assurément du bon pied dans la gestion de vos documents RH.
